ビジネスマナーの基礎!メールの正しい送り方

マナー

社会人になると身に付ける必要のあるビジネスマナー!

社会人になる前は意識せずに過ごしていたと思いますが
会社に入社したことで自分に対応が会社のイメージに繋がってしまいます。

会社のイメージをいいものとするには自分がしっかりと
ビジネスマナーを身に付ける必要があるでしょう!

ビジネスマナーをしっかり押さえる事で初めての相手と関係を築くことが出来ます。

そのために押さえておきたいメールのビジネスマナーとは
メールで送ってもいい内容か判断し、送る場合は件名で内容がだいだい
わかるような件名で送りましょう。

内容は分かりやすく簡潔にすることが大切です。

電話対応とメールのやりとりのビジネスマナーは似てい部分があります。
それは相手の表情がみえないところと、自分の対応がそのまま会社のイメージに
繋がってしまいます。

また、伝える内容を簡潔に伝えることが大切なところです。

ビジネスマナーを押さえたメールで初めての相手と関係を築く

電話で用件を伝えるためには、電話口に相手がいなくてはいけません。

しかし用件をメールで伝えることで、その場に相手がいなくても
送信相手の都合のいい時間にそのメールを確認することが出来ます。

お互いに自分の都合のいい時間を利用して用件を伝えることが
出来るのがメールのメリットになります。

また電話で伝えた内容を確認した時に伝えた相手と聞いた相手の内容が
違ってしまった場合、言った言わなかったでどちらが正しいのか
分からなくなってしまいます。

しかしメールであれば書いた文が残るのでこのようなトラブルはなくなります。

メールを社会人になる前に日常的に使っている人は多くいると思いますが
ビジネスで使うメールはまったく違います。

仕事を円滑に進められるようなメールのやり取りをしましょう。
そんなメールを使うときのビジネスマナーを紹介します。

①メールで送ることが適切な内容かしっかり判断しましょう!

メールで送ることに適さないないようもあります。

例えばお詫びをする場合や急ぎの内容、
伝える内容が複雑な場合、重要な場合は適していません。

メールは電話とは違い送ってすぐに相手が見てくれるかは分かりません。
相手が時間の出来た時に見る可能性が高いのでそれでも大丈夫な内容を
送るようにしましょう。

②内容だけでなく、件名の内容も分かりやすく工夫しましょう!

メールで送る内容はもちろん大切ですが、1番はじめに目に入る件名も
とても大切になってきます。

相手も忙しいので件名を見ただけである程度内容が分かるようにしましょう。

例文を紹介します。
「確認・ミーティングの出欠の連絡をお願いします」
「〇月〇日のミーティングの場所を変更いたします」

③内容が伝わりやすく、読みやすいメールを意識しましょう!

メールは簡潔にし、必要なことをしっかり伝えましょう。

自分の名前やアドレスは必ず表示します。
書き出しの挨拶は「お世話になっております。」程度で大丈夫です。
1行はあまり長くせず、読みやすように5行程度でひとまとまりにし改行しましょう!
日時や場所は箇条書きにすることでさらに分かりやすくなります。

ビジネスマナーの似ている電話応対とメールのやりとり

たくさんあるビジネスマナーの中でも電話対応とメールのやりとりは
似ている部分があります。

その似ている部分を紹介します。

①相手の表情が見えない!

メールのやりとりも電話対応と同じように顔の表情を見ることが出来ないので
対応の仕方には注意が必要になります。

自分の発言やメールで相手がどのような反応をしたのか見ることが出来ません。

②対応の仕方で会社へのイメージが変わる!

メールでの対応も電話での対応も自分が行った対応が
会社のイメージに繋がってしまいます。

自分は社員の1人に過ぎないと思ってしまうのではなく
自分と関わった人からするとそれがこの会社のすべてになってしまいます。

③どちらも内容を簡潔に伝える事が大切です!

どちらも直接会っている訳ではないので伝いたい内容を簡潔に伝え
分かりやすくする必要があります。

直接会っていれば相手の表情で理解出来ているか分かりますが
それが出来ないのが電話とメールです。

とにかく分かりやすくすることを優先させましょう!

まとめ

メールではじめて関わる相手を関係を築くためのビジネスマナーは以下の通りです。

①メールで送ることが適切な内容かしっかり判断する
②内容だけでなく、件名の内容も分かりやすく工夫する
③内容が伝わりやすく、読みやすいメールを意識する

また電話対応とメール対応の似ているところがあり、それは以下の通りです。

①相手の表情が見えない
②対応の仕方で会社へのイメージが変わる
③どちらも内容を簡潔に伝える事が大切

メールのビジネスマナーをしっかり守り、適切に使うことで
仕事を円滑に進める事が出来るでしょう。

仕事をする上でとても大切なので身に付けて社会人として成長していきましょう!