仕事の打ち合わせは何分前に行く?正しいビジネスマナーは?

マナー

仕事をすすめる上でとても大切なのが打ち合わせになります。
仕事は自分1人では進めていくことが難しいことが多いです。
仕事相手との連携をうまく行うためにも打ち合わせは欠かせません。

そんな大切な打ち合わせを行うときに、相手にいい印象を与えることが出来ると
スムーズに打ち合わせを進めることが出来るでしょう。

そのためには時間をしっかりと守るなどの基本的なビジネスマナーを抑えておくことが大切です。
ここではその守るべきビジネスマナーを詳しく紹介します。

また仕事の打ち合わせを行う際に必須の準備物も紹介するので
紹介したものを忘れないように注意しましょう。
どれも大切な持ち物なので打ち合わせを円滑に進めるためにとても重要になります。
忘れてしまうと打ち合わせ相手に迷惑がかかる場合があるので注意が必要です。

仕事の打ち合わせをカフェでするときのビジネスマナー

仕事の打ち合わせでカフェを使う場合も多くあるでしょう。
お互いの会社の中間地点などのカフェを使うことで移動時間も節約することが出来ます。

そんなカフェでの打ち合わせの際に大切なビジネスマナーを紹介します。

①打ち合わせ時間の15分前にはカフェに到着しておく

カフェでの打ち合わせは会社での打ち合わせと違い受付などもないので出迎える人はいません。
自分が先に行き出迎える必要があるので、いつも以上に早めの行動が大切になります。
打ち合わせを行う席の確保もしなくてはいけません。
早めに行き場所をとり、相手が到着しだい打ち合わせを始めることが出来るようにしましょう。
相手に無駄な時間を過ごさせるようなことがないように気を付けましょう。

②席を確保する際、禁煙・喫煙にも気を付ける

相手がタバコをすうか吸わないか分かる場合はそれに合わせて席を確保します。
しかしどちらか分からない場合は禁煙席を選ぶのがマナーです。
相手が到着したばこを吸うようであれば、席を移動しましょう。
相手が吸わない場合は、自分が喫煙者であっても禁煙席に座り打ち合わせが終わるまでは吸わないようにします。

③席を選ぶ時は打ち合わせが行いやすい席にする

あまり入り口に近い席だと人通りも多いので打ち合わせに集中することが出来ません。
また打ち合わせに必要な資料があると思うので、ある程度テーブルの大きさがある席を確保することをおすすめします。
席をしっかり選ぶことで打ち合わせに集中でき円滑に進めることが出来ます。

④相手が到着したときは立って出迎える

相手が到着したときから打ち合わせは始まっていると思いましょう。
気持ちよく打ち合わせをスタートさせるには出迎える姿勢はとても大切です。
座ったまま出迎えることのないように気を付けましょう。
相手が来ていないからと言って携帯を触っているのもやめましょう。
見られている可能性がない訳ではありません。
打ち合わせの資料の最終チェックなど準備をして待ちましょう。

仕事の打ち合わせに必須の準備物5つ

次は打ち合わせに必ずもっていくべき準備物を紹介します。
ここで紹介した物は打ち合わせに出掛ける前に忘れていないか必ず確認するようにしましょう。

①手帳

手帳を持って行くことで打ち合わせの内容をメモすることも出来ます。
また次の打ち合わせの予定をその場で決める可能性もあるので、今後の自分の予定が分かる手帳は必ず持って行きましょう。
打ち合わせで決まった納期なども日付が分かる手帳に書き込むことで納期を忘れるなどのミスをなくすことが出来ます。

②パソコンやスマートフォン

すぐに分からないことや調べたいことを検索することが出来るので、打ち合わせを円滑に進めるには欠かせない物になります。
会社の人や上司などにもスマートフォンがあればすぐに連絡することが出来ます。
パソコンを持っていく場合、その打ち合わせを行うカフェにインターネット環境が整っている必要があるので事前に確認しておきましょう。

③レコーダー

打ち合わせを録音することが出来ます。
打ち合わせを録音することで会社に帰ってからも打ち合わせ内容を確認することが可能です。
同じ質問を相手に何回もする必要がなくなります。
打ち合わせでは重要な内容を話し合うのでその内容を伝えた、伝えなかったと後で揉めてしまう事もあります。
しかしレコーダーで録音しておくことでこのような問題は絶対におこりません。

④打ち合わせに必要な資料

これを忘れてしまっては、時間を合わせて打ち合わせを行う意味がなくなってしまいます。
打ち合わせを行う相手に大きな迷惑がかかってしまいます。
必ず打ち合わせに出掛ける前にに必要な資料はすべて入っているか確認しましょう。
打ち合わせで話し合いたい事など自分でメモしておいた資料も大切なのでずべての資料を忘れないことが大切です。

⑤打ち合わせ内容を事前に確認

打ち合わせを時間内に円滑に進めるためには事前の準備が必ず必要です。
相手に聞きたいこと、決めたいことなど要点をまとめておきましょう。
その場で打ち合わせ内容を考える時間がもったいないです。
打ち合わせで自分の仕事能力が相手に分かってしまいます。
しっかり準備を行い、有意義な打ち合わせにすることで相手にも真剣に仕事へ取り組んでいることが伝わります。
これから良い仕事をするためにも相手に与える印象はとても大切です。

まとめ

ここではカフェで打ち合わせを行う際にとても大切になるビジネスマナーを紹介します。
それは以下の通りです。

①打ち合わせ時間の15分前にはカフェに到着しておく
②席を確保する際、禁煙・喫煙にも気を付ける
③席を選ぶ時は打ち合わせが行いやすい席にする
④相手が到着したときは立って出迎える

打ち合わせに必須の物は以下の通りです。
忘れていないか事前に必ず確認しましょう!

①手帳
②パソコンやスマートフォン
③レコーダー
④打ち合わせに必要な資料
⑤打ち合わせ内容を事前に確認

打ち合わせは仕事を行う際とても大切になっています。
打ち合わせが上手くいくことで仕事も上手くすすんでいくと思います。
事前にしっかり準備を行い、打ち合わせを円滑にすすめることを意識しましょう!