ビジネスマナーの基本!電話で気を付けるべき言葉遣い

マナー

社会人になることで身に付けることが必要になるのがビジネスマナーです。

ビジネスマナーを身に付けることで会社の中でスムーズに
仕事をすることが可能になります。

ビジネスマナーは当たり前ということが多いですが、その当たり前である
常識のある発言と行動がとても大切なのです。

ここではそのビジネスマナーの中でも電話対応について詳しく説明します。

簡単そうな電話対応ですが、相手の表情をみることが出来ないので
マナーを守りきちんと対応しないと相手に不愉快な思いをさせてしまう場合があります。

このようなトラブルが起こりやすいのが電話対応です。

ビジネスマナーを押さえた電話する時の言葉使いのポイントも紹介します。
実際に電話対応する時に使える言葉なので是非活用してみて下さい!

ビジネスマナーができていないとトラブルになりやすい電話応対

最近は重要な連絡を電話で取り合ったり、
取引相手と良好な関係をきずくために電話を活用したりと
仕事をする上で電話は必要不可欠な存在です。

自分がしったりとした電話対応ができなく、お客様に不愉快な思いをさせてしまうと
会社全体のイメージがその人にとって悪いイメージになってしまう可能性もあります。

新入社員の中にはバイトで電話対応したことがなく
入社して始めて電話対応をする人も中にはいると思います。

簡単そうにみえる電話対応ですが、声だけでのやりとりなので
相手が説明していることをしっかり理解することが出来ないと話がかみ合いません。

電話相手の中には声が聞き取りにくい人や早口の人もいます。
内容を間違ってしまうと大変なことが起こる可能性が出てきてしまいます。

直接会って話す場合は顔の表情が見えるので、相手が話の内容を理解していないか
ちゃんと理解しているかを判断することが出来ます。
それが出来ない電話では重要な内容を伝えるときは特に注意が必要になります。

このようなトラブルが電話対応ではとても起きやすいので気を付けましょう。

ビジネスマナーを押さえた電話時の言葉遣いのポイント

次は電話対応の時の言葉遣いのポイントを詳しく説明します。
このポイントを押さえることで電話対応が上達するでしょう。

①すぐ出れなかった場合は「お待たせいたしました」と一言添えましょう!

まず電話は2コール以内に出るのが基本です。

電話をとるまでに3コール以上待たせてしまった場合は、
電話を出るときに「お待たせいたしました」と添えてから本題に入りましょう。

すぐに出る事が出来なかったマナー違反のお詫びと言った感覚でいいでしょう!

②「もしもし」は言わないようにしよう!

「はい、もしもし」と言ったように電話を出るときに使う人は多いと思いますが、
ビジネスマナーとしてはこれは間違っています。

「もしもし」は使わずに「はい、株式会社〇〇〇です。」と言うような
第一声が好ましいでしょう。

③欠かせない言葉は「お世話になっております」です!

まずは自分が名乗り、その後電話相手が名乗った次の言葉は
「お世話になっております。」が適切です。

その人のことを知らなくて、はじめて話す相手であっても
同じように「お世話になっております。」と言えば大丈夫です。

④よく聞き取れない場合は「お電話が遠いようなのですが」と言いましょう!

先ほど説明したように中には声の小さい人や早口の人がいます。
その場合上手く聞き取れず内容が理解できません。

そのままなんとなく聞き取っていては伝えたい内容と違ってしまう
場合があるので絶対にやめましょう!

電話相手に声が小さいや早口で聞き取れないなどと言うのではなく
どの理由で聞き取れなくても「お電話が遠いようなのですが」で大丈夫です。

⑤こちら側が聞き損ねてしまった場合は素直に「申し訳ございません」と言いましょう!

今度はこちら側が原因で話の内容を聞き損ねてしまった場合は
そのまま話を進めるのではなく素直に謝りもう1度言って頂きましょう!

素直に謝ることで相手を嫌な気持ちにさせずに
もう1度言ってもらうことが可能です。

⑥担当者が不在の場合はその担当者の詳しい情報を教えないようにしましょう!

担当者が今不在の場合はその担当者の行き先や電話番号を
社外の相手に教えることは決してしないようにしましょう。

席をはずしております」と電話相手には伝えるようにします。

電話相手が担当者の詳しい情報を知りたがった場合は
こちらで担当者本人と連絡を取り合ったうえでまた折り返し電話するとつたえましょう。

まとめ

ビジネスマナーは社会人にとって仕事をしていく上でとても大切です。

その中でも電話対応は相手の表情が見えないので
トラブルにとてもなりやすいのでしっかり対応する必要があります。

自分がしっかりと対応出来ないとその会社のイメージを
悪くしてしまう可能性があります。

そんな電話対応のポイントは以下の通りです。

①すぐ出れなかった場合は「お待たせいたしました」と一言添える
②「もしもし」は言わないようにする
③欠かせない言葉は「お世話になっております」です
④よく聞き取れない場合は「お電話が遠いようなのですが」と言う
⑤こちら側が聞き損ねてしまった場合は素直に「申し訳ございません」と言う
⑥担当者が不在の場合はその担当者の詳しい情報を教えないようにする

電話対応のビジネスマナーをしっかり身に付けましょう。