従業員に「マイナンバーを無くした」と言われたら?会社はどうすべき?

人間関係

マイナンバーは、大切な個人情報です。

会社においても、年末調整や源泉徴収票の作成、社会保障、年金などの事務手続きでマイナンバーは必要になります。

しかし、従業員の中には、マイナンバーの提出を拒否する人もいます。

会社側が催促しても、色々な理由をつけて拒否するなんてこともあるのでは

ないでしょうか。

特に、「マイナンバーを無くした」なんて言われたら会社はどうすればいいの?

従業員に拒否されている時はどうしたら?

そんな会社の抱える悩みにお答えします。

今回は、マイナンバーの提出義務についてと、マイナンバーの提出を拒否

されたときの対応について紹介したいと思います。

マイナンバーを会社に提出させる義務はどこまであるのか

現在の法令では、従業員が会社にマイナンバーを提出する義務はありません。


逆に、従業員が提出を拒否しているにもかかわらず会社が提出を強く求めた場合には、

パワハラなどの責任を追求されてしまいます。

最悪の場合には強要罪等の刑事責任を追及されてしまう可能性がありますので

十分な注意が必要です。

今のところ会社が従業員のマイナンバーを取得できなくても行政手続きに支障はありません。マイナンバーの提出を強く求めて、会社側の労務リスクを高める必要はないでしょう。

従業員は会社からマイナンバーを求められたとき提出する義務があります。

ただし、義務であり強制ではありませんので、どうしてもマイナンバーの提出に

抵抗があるという場合は拒否することも可能なんです。

このマイナンバーを会社に提出する従業員の義務はパートやアルバイトであっても

同様であり、会社に提出する義務があります。

会社にどうしてもマイナンバーを提出したくないという場合、提出を拒否すること

により罰則はありません。

当然マイナンバーの提出を拒否したこを理由に会社の人事や評価に影響することも

ありません。

ただし、強制ではありませんがマイナンバーを提出する義務は負っています。

マイナンバーを提出しないことで会社に迷惑を掛けるということを忘れてはいけません。

会社は従業員が安心してマイナンバーを提出できるよう管理や監督などの徹底が

義務付けられています。

情報が流出してしまう可能性はゼロではありませんが、正当な理由のない頑なな

拒否は会社との信頼関係を壊してしまう可能性がありますので、納得できる説明を

受けた上で提出するのが無難でしょう。

マイナンバーの提出方法は会社の指示に従って行うことになりますが、基本的には

マイナンバー通知カードなどの原本を会社に預けることはなく、マイナンバー

通知カードの提示とコピーの提出となります。

年末調整や源泉徴収票の作成、社会保障、年金などの事務手続きは会社が行ってくれます。

これらの事務手続きはマイナンバー制度が始まったことにより、今までと比べて

負担が大きく軽減されました。

負担の軽減は人件費の削減にも繋がるので、会社は従業員のマイナンバーを

収集したいということを知っておきましょう。

従業員にマイナンバーの提出を拒否されてしまったときは

従業員すべてが、マイナンバーを提出してくれるとは限りません。

提出を拒否する人もいます。提出してもらえなければ、企業として対応ができず

困っていますよね。

その場合はどうしたらよいでしょうか?

マイナンバー法において、マイナンバー対応は、事業主にとって義務的なものです。

しかし、マイナンバーの事業主への提供を従業員に義務付ける規定はありません。
もちろん、提供を拒んだことを理由に罰則が科せられることもありません。

そのため、事業者・団体においては自らの業務を行うために必要なマイナンバーの

収集について、従業員にしっかりと説明し、理解と信頼を得ていく必要があります。

しかし、それでも理解を得られず、提出がされない場合は、提供を求めた経過等を
記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておきましょう。

経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは

提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。


特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録は大切です。


会社側が役所に提出する書類に番号を記載するのは義務なので、書かれてない場合は

義務違反となります。

会社が義務違反をしていないことの証明としても、拒否確認書は、提供を求めた

にもかかわらず拒否されたという経緯は、単なる義務違反ではないと判断する材料と

なります。

また、「マイナンバーカードを無くしたから提出できない」と行ってくる従業員が

いた時は、次の手続きで再発行できることを伝えてみましょう。

個人番号カードコールセンター(全国共通ナビダイヤル)>

0570-783-578

平日8マイナンバー総合フリーダイヤル>

0120-95-0178

平日9:30~20:00、土日祝9:30~17:30(年末年始除く)

:30~22:00、土日祝9:30~17:30(年末年始除く)

手続きから再交付されるまでには約3~4週間かかります。

本当に無くした方ならすぐに手続きをしてくれるでしょうが、そうでない方は

別の言い訳を言われてしまうかもしれません。

まとめ

会社が行政機関に提出する書類に従業員のマイナンバーを記載できなくても、

手続きに支障は生じません。

ただし、拒否に至った経過等の記録はしっかりとっておきましょう。


従業員とのトラブルは極力避けると同時に、マイナンバーの管理を徹底し、

従業員が「この管理体制なら安心できる」と思えるような体制の構築が

会社として大切です。